Ми здатні сформувати власний перелік для сортування та автозаповнення в Excel. Це допоможе нам значно зекономити час, коли ми заповнюємо інформацію, а також упорядкувати дані в необхідному нам вигляді.
Якщо потрібно створити списочок з назвами місяців, то перший варіант — це ввести назви місяців вручну в кожну клітинку. Проте, існує й інший спосіб: можна ввести назви лише Січень та Лютий, а далі застосувати функцію автозаповнення.
Отже, ви маєте можливість сформувати будь-який список та застосовувати до нього функцію автозаповнення (аналогічно до списку місяців, котрий вже є в Excel).
У цій статті я покажу вам, як формувати подібні списки.
Як сформувати цей список?
На початку в Excel вже наявні різні списки для сортування і автозаповнення. Один з таких списків — назви місяців року.
Ви маєте можливість писати протягом двох місяців без перерви, а потім скористатися функцією автозаповнення. Ось зразок:
Крім того, ви маєте можливість скласти власний перелік та застосовувати його під час впорядкування інформації або заповнення таблиці.
Ось переформульований текст: “
Наприклад, перелік підрозділів вашої організації:
Отже, яким чином це реалізувати?
Інструкція в кілька етапів:
–
- Натисніть на “Файл”;
- Наступний крок – “Налаштування”;
- І “Додаткові відомості”;
- У секції “Загальні” шукайте кнопку “Редагувати списки …”;
- Тепер додайте новий список або імпортуйте його;
- Оберіть опцію «Додати» та підтверджуйте свій вибір.
Таким чином, наш перелік буде включено.
Ви також можете включити перелік з вказаного діапазону клітинок.
Отже, ми створили перелік. Як скористатися функцією автозаповнення? Так само, як і з місяцями:
Тепер у наступному розділі ми вивчимо, яким чином можна впорядкувати дані, користуючись нашим списком.
Упорядкування інформації
Наприклад, ми склали наступний список: Високий, Середній, Низький. Важливо, як саме упорядковані наші терміни. Тепер давайте відсортуємо інформацію відповідно до цього.
Ось наш перелік:
Інструкція для етапного сортування:
Виберіть таблицю та натисніть на вкладку «Дані».
- Переходьте до розділу “Сортування”;
У вікні, яке відкриється:
- Перший з параметрів – “Пріоритет”;
- Другий залишаємо без змін;
- У третьому пункті ми наводимо наш перелік.
- Ми підтверджуємо.
Таким чином, ми упорядкували інформацію. Ось що вийшло:
Проте, варто зазначити, що формувати список не є обов’язковим етапом перед процесом сортування. Його можна створити безпосередньо у вікні налаштувань.
Варіанти мого застосування
Коли я звертаюся до цих переліків:
1. Коли я регулярно вводжу однакову інформацію. Це значно зручніше, ніж постійно заповнювати дані вручну; адже можна скористатися функцією автозаповнення, що допоможе зменшити кількість помилок.
2. Коли я часто записую одні й ті ж імена, наприклад, імена колег.
3. Коли я постійно сортую дані за однаковими параметрами.
І все! Тепер ви усвідомлюєте, як сформувати власний список і застосовувати його для впорядкування та автоматичного заповнення.
Сподіваюсь, ця стаття була для вас корисною!
