Ми можемо створити свій список для сортування та автозаповнення в Excel. Це дозволить нам суттєво економити час під час заповнення даних, а також сортувати дані в потрібному нам порядку.
Допустимо, необхідно зробити стовпчик з місяцями, можна, звичайно, просто написати в кожному осередку місяць вручну. А ще можна написати, наприклад, Січень, Лютий, а потім використати функцію автозаповнення.
Так ось ви можете створити будь-який список і використовувати автозаповнення по ньому (як і у випадку з місяцями, тільки список місяців є в Excel).
У цій статті я навчу вас створювати такі списки.
Як створити такий перелік?
Спочатку, в Excel вже є кілька списків сортування та автозаповнення. Це, наприклад, місяць року.
Ви можете написати 2 місяці поспіль, а після використання автозаповнення.
Ось приклад:
А ще можна створити свій список і використовувати його при сортуванні даних або заповненні таблички.
Наприклад, список відділів вашої компанії:
Отже, як це зробити?
Покрокова інструкція:
- Клацніть “Файл”;
- Далі – “Параметри”;
- І “Додатково”;
- У групі “Загальні” знайдіть кнопку “Змінити списки …”;
- Тепер введіть або імпортуйте новий список;
- Натисніть «Додати» та підтвердіть.
Таким чином, наш список буде додано.
А ще ви можете додати список із діапазону осередків.
Тож ми додали список. Як використовувати автозаповнення? Аналогічно з місяцями:
А тепер, у наступному розділі ми розглянемо, як можна сортувати дані за допомогою нашого списку.
Сортування даних
Наприклад, ми створили такий перелік: High, Medium, Low. Важливо, в якому порядку йдуть наші слова. Тепер давайте відсортуємо дані щодо нього.
Ось наш список:
Покрокова інструкція сортування:
- Виділяємо табличку та клацаємо «Дані»;
- Далі – “Сортування”;
- У вікні, що відкрилося:
- Перший параметр – “Priority”;
- Другий залишаємо як було;
- А у третьому вказуємо наш список.
- Підтверджуємо.
Отже, ми відсортували дані. Ось результат:
Однак, ви повинні знати, що список не обов'язково створювати перед сортуванням. Це можна зробити прямо у вікні опції.
Мої варіанти використання
Коли я використовую ці списки:
- Якщо часто заповнюю ті самі дані. Адже простіше створити список і довірити створення таблички автозаповненню, до того ж, і помилок буде менше;
- Якщо часто пишу імена тих самих, наприклад, співробітників;
- Якщо часто сортую дані за тими самими критеріями.
От і все! Тепер ви знаєте як створити свій власний список та використовувати його для сортування та автозаповнення.
Сподіваюся, ця стаття виявилася корисною для вас!