У Excel формули можна просто змінювати. Ця функція робить його зручнішим у використанні, проте й знижує рівень захисту.
Отже, розпочнемо!
Уявіть, що ви відкрили таблицю, аналізуєте її вміст і раптом випадково щось стерли, натиснувши на клавіатурі або мишею. Загалом, це сталося ненавмисно.
Чудово, що ви помітили це і одразу внесли корективи. А якщо ні? Як тоді бути?
Інколи подібні помилки, які є досить звичайними для людей, обходяться великим підприємствам у чималі суми.
І ще існує ймовірність, що ймовірність помилки зростатиме з кожною новою особою, якій ви надіслали таблицю, оскільки кожен може випадково вчинити якісь дії (натиснути тощо).
Існує можливість у Excel заблокувати всі комірки за допомогою пароля. Це означає, що у разі випадкового натискання ви отримаєте повідомлення про помилку, і редагування файлу буде неможливим. Однак варто задуматися: що робити, якщо вам потрібно надіслати таблицю для погодження? Важливо, аби людина, яка її перевіряє, могла вносити свої зміни.
На мою думку, оптимальним рішенням буде заблокувати паролем лише ті клітинки, що містять функції.
Як заблокувати клітинки з формулами в Excel
На початку я покажу вам, як заборонити доступ до певних функцій у Excel, але перед цим вам слід дізнатися кілька важливих моментів:
У Excel за умовчанням усі клітинки вже мають обмеження на редагування. Проте, щоб запобігти випадковим змінам без вашого дозволу, необхідно виконати певні дії, про які ми згадаємо далі. Якщо ж ми не захистимо якісь осередки, будь-який користувач зможе змінювати їх за своїм бажанням.
У цьому документі представлені етапи для блокування функцій у Excel:
- Оберіть всі комірки та скасуйте їх блокування.
- Оберіть усі осередки з функціями (використовуючи опцію «Виділити групу осередків»).
- Заблокуйте вибрані комірки.
- Захистіть файл Excel паролем.
Пропоную зануритися у процес і розглянути, як це виконати (а що головніше, чому нам варто це зробити):
Відкриємо всі елементи та знімемо з них блокування
Це може виявитися для вас складним для сприйняття, але прошу вас потерпіти і продовжити читати.
Як я вже зазначав, ми зможемо забезпечити захист лише для заблокованих осередків. Якщо всі осередки заблоковані, і я вжив заходів для захисту всієї таблиці Excel, тоді будь-який користувач не матиме можливості внести зміни.
Проте ми прагнемо заблокувати (або обмежити доступ до) лише ті ділянки, в яких присутні функції.
Спочатку слід розблокувати всі клітинки, а потім виділити та заблокувати ті, що містять формули.
Нижче наведено етапи для розблокування всіх комірок:
- Виберіть усі осередки аркуша (можна скористатися комбінацією клавіш CTRL + A);
- Застосуйте комбінацію клавіш CTRL + 1 (утримуючи клавішу CTRL, натисніть на 1). З’явиться діалогове вікно;
- У вікні “Формат ячеек” натисніть на вкладку “Захист”.
- Скасувати вибір біля опції «Захищений осередок».
- Клацніть на кнопку «ОК».
Визначимо лише ті області, що мають функціональні можливості
Тепер, коли осередки розблоковані, потрібно окремо заблокувати осередки, що виконують функції.
Для початку оберемо осередки, які мають функції.
У наступних пунктах представлені інструкції для виділення всіх клітинок, що містять формули:
- Селектуйте всі клітинки в робочому аркуші (використовуючи комбінацію клавіш CTRL + A);
- Відкрийте розділ «Головна» і в секції «Редагування» клацніть на кнопку «Знайти та виділити»;
- У меню оберіть «Виділити кілька осередків»;
- Оберіть пункт «формули» у вікні;
- Увімкніть кнопку ОК.
Зупиняємо осередки з їхніми функціями
Тепер потрібно активувати блокування (включити функцію блокування, яку ми вимкнули на першому етапі).
В момент, коли ми вчинемо це, захист аркуша роботи обмежить доступ лише до цих осередків (з функціями).
Ось етапи для блокування комірок:
- Щоб відкрити параметри для виділених клітинок, які містять функції, затисніть клавіші CTRL та 1 одночасно (утримуючи CTRL, натисніть 1).
- У вікні «Формат клітин» перейдіть на вкладку «Захист».
- Упевніться, що обрана опція «Захищений осередок».
- Оберіть кнопку ОК.
Парольне захистити файл Excel
Якщо функція «Захищена комірка» активована лише для окремих функцій, а не для всього листа в цілому, то захист робочого аркуша обмежить можливість змінювати тільки ці функції. На даний момент нам потрібно встановити пароль.
Нижче наведені етапи для встановлення паролю:
- Натискайте на вкладку “Огляд”;
- Клікніть на кнопку “Захистити документ”;
- У розділі «Захист аркуша» перевірте, що активована функція «Захистити аркуш та вміст захищених комірок».
- [Не є обов’язковим] Введіть пароль.
- Клікніть по кнопці ОК.
Після завершення зазначених етапів всі клітинки з формулами стануть заблокованими, і користувач не зможе внести жодних змін у них.
У разі, якщо користувач намагатиметься змінити клітинки, він зіткнеться з помилками, як це продемонстровано нижче:
Сховування функцій у комірках Excel
Коли ви обмежуєте функції в Excel, користувач не має можливості редагувати клітинки, що містять функції.
Проте, коли виділений осередок, його функція відображатиметься в рядку формул.
У багатьох ситуаціях це не створює труднощів, проте, якщо вам необхідно приховати формулу, ви можете це зробити.
Тут наведені дії для того, щоб приховати формули в зафарбованих клітинках:
- Виберіть всі наявні клітинки в робочому аркуші (ського використовуйте CTRL + A);
- Зайдіть у розділ «Головна» та в групі «Редагування» оберіть кнопку «Знайти та підсвітити»;
- Оберіть у меню пункт «Відзначити групу клітин»;
- У вікні оберіть пункт «формули»;
- Натисніть кнопку “ОК”. В результаті ви виокремите всі клітинки, що містять функції.
- Утримуйте клавішу CTRL і натисніть 1. З’явиться нове вікно.
- У вікні “Формат клітин” натисніть на “Захист”.
- Активуйте функцію «Сховати формули».
- Натисніть на кнопку Підтвердити.
Тепер, якщо користувач обере комірку з функцією, вона не буде відображатися у рядку формул.
Зауваження: Як вже зазначалося раніше, комірки, які не були заблоковані на попередніх етапах, не можуть бути обмежені. Це також стосується приховування формул в Excel. Якщо комірка не заблокована, активація опції «Прихований» не матиме жодного ефекту. Для того щоб дійсно приховати функції в Excel, у комірці необхідно активувати всі параметри в розділі «Захист». Лише після цього ми зможемо здійснити її захист.