Іноді вам може знадобитися провести порівняння між двома сторінками вашого документу (або ж між двома окремими файлами) для того, щоб, наприклад, виявити різницю.
Небагато людей усвідомлюють, що в Excel існує спеціальна функція для цих цілей.
У цій статті ми обговоримо, як найбільш оптимально підійти до цієї справи, адже кожна ситуація вимагає свого підходу.
Отже, розпочнемо!
Яким чином провести порівняння двох файлів?
Для порівняння двох файлів ми можемо скористатися спеціальною функцією під назвою «Поруч».
Я б рекомендував використовувати такий спосіб порівняння файлів лише тоді, коли ваша таблиця є маленькою. Це пов’язано з тим, що в разі великого обсягу даних ймовірність пропустити якусь інформацію значно зростає. У наступному розділі цієї статті ми обсудимо методи порівняння великих файлів.
Тож, яким чином їх можна зіставити?
Припустимо, у нас є два документи, і ми бажаємо їх організувати ось так:
Застосувавши функцію «Поруч», ми зможемо розташувати ці аркуші поряд і переглядати їх одночасно. Давайте спробуємо!
Інструкція поетапно:
- Відкрийте обидва документи і натисніть на «Перегляд»;
– “
- Наступний – «Біля».
Все готово! Ось підсумок:
Щоб змінити спосіб відображення файлів з вертикального на горизонтальний, натисніть на кнопку “Упорядкувати все”.
Ось переформульований текст: “
Оберіть спосіб організації файлів.
Існує також чудова функція під назвою “Синхронна прокрутка”. Коли вона увімкнена, при прокручуванні першого документа вниз (за допомогою коліщатка миші або повзунка з правого боку) прокрутка другого документа відбудеться одночасно.
Знайдіть цю функцію під функцією «Поруч».
Способи порівняння кількох файлів одночасно
За допомогою опції «Поруч» ми маємо можливість здійснити порівняння лише двох файлів одночасно.
Коли ви відкриваєте більше двох файлів, Excel запитує вас, які саме аркуші потрібно порівняти, якщо ви активуєте функцію «Поруч».
Якщо ж вам потрібно завантажити більше двох файлів одночасно, просто клацніть на кнопку “Упорядкувати все”.
Оберіть тип і підтвердіть.
Всі підготовлено!
Яким чином зрівняти два аркуші в одному документі?
У такій ситуації функцію «Поруч» застосувати не вдасться. Проте це не означає, що ми не можемо розмістити їх аналогічно, як у випадку з використанням «Поруч».
Використовуючи функцію “Нове вікно”, ми можемо запустити друге вікно одного й того ж документа та вибрати в ньому інший аркуш. Це дозволяє нам працювати з опцією «Поруч» для одного файлу.
Припустимо, у нас є таблиця-звіт за місяцями:
Пропоную зіставити листи з місяцями!
Ось переформульований текст:
Інструкція по кроках:
- Оберіть пункт “Вид”;
- Потім виберіть “Нове вікно” -> “Систематизувати все”;
- Оберіть варіант, який вам підходить;
- Будь ласка, підтверджуйте.
Виконано!
На початку ви побачите один і той же лист у двох вікнах. Проте ви можете легко внести зміни, натиснувши на назву потрібного аркуша.
Що ми виконали?
Функція «Нове вікно» дозволяє відкрити той же файл в додатковому вікні. Суть у тому, що функція «Поруч» діє не лише з різними файлами, а й з окремими вікнами. Таким чином, після активації функції “Нове вікно” ми маємо два вікна, що дає можливість застосувати функцію “Поруч”. Далі все відбувається так само, як і в попередніх прикладах.
Проте пам’ятайте, що в обох вікнах відкритий один і той самий файл. Якщо ви внесете зміни в перше вікно, це вплине і на друге.
З використанням інструмента «Умовне форматування»
Методи, обговорені раніше, можна застосовувати для порівняння невеликих файлів, що легко сприймаються на око.
І навіть у маленьких документах є ймовірність, що ви щось недоглянете або зробите помилку.
З цієї причини оптимальним способом порівняння є акцентування на відмінностях, що можна реалізувати за допомогою функції «Умовне форматування».
Проте, недолік цього методу полягає в тому, що ми здатні порівнювати тільки ті аркуші, які містяться у одному документі.
Проте існує альтернатива – ви маєте можливість скопіювати лист, з яким плануєте провести порівняння, до початкового файлу. Потім виконайте процедуру порівняння, а після закінчення просто видаліть його. Такий спосіб дозволить нам обійти це обмеження.
Припустимо, ми маємо таблицю за два конкретні періоди (наприклад, місяці), і нам потрібно провести їх порівняння.
Інструкція поетапно:
- Оберіть таблицю та натисніть на вкладку «Головна»;
- Наступний пункт – “Умовне форматування”;
- “Налаштувати правило …”;
- В вікні оберіть останній пункт (як показано на зображенні);
– “
- У полі для правил, в нашому випадку, ми вводимо наступне:
- Продовжуй – “Формат …”;
- Обираємо формат;
- Ми погоджуємося.
Все готово! Ось що вийшло:
Які наші дії?
Ця функція аналізує всі клітинки та, якщо виявляє відмінності, підсвічує їх. Нічого особливого!
Осередки виокремлюються лише в тому листі, де була активована відповідна функція.
Ключові деталі щодо цього методу:
- Два різних файли не підлягають порівнянню;
- Порівняти можна тільки значення в клітинках, навіть якщо вони отримані шляхом виконання якоїсь функції.
З використанням формули
Це один із найефективніших методів для швидкого зіставлення файлів.
Як наслідок, ми отримаємо окрему сторінку в документі, де буде зафіксовано всі відмінності.
Перевагою цього методу є те, що він дозволяє швидко виявити та зафіксувати всі відмінності в різних ФАЙЛАХ.
Таким чином, давайте проаналізуємо випадок.
У нас є два примірники однакової таблиці для двох визначених періодів (місяців):
Спочатку створимо новий лист, куди наша функція занесе всі відмінності.
У першій комірці листа вводимо:
=ЯКЩО(Jan!A1<>Feb!A1; “Значення січня:”&Jan!A1&СИМВОЛ(10)&”Значення лютого:”&Feb!A1; “”)
Це те, що ми маємо в підсумку.
Оскільки ми аналізуємо лише 10 рядків, ми повторюємо формулу 10 разів.
Функція ЯКЩО здійснює перевірку на предмет можливих відхилень. У разі відсутності таких відмінностей нічого не буде повернуто. Проте, якщо вони є, функція надає результати з двох файлів.
Це дуже зручно, чи не так? Функція повертає дані з обох таблиць, що значно спрощує їх порівняння!
При використанні Visual Basic
Якщо ви часто порівнюєте щось (або плануєте це робити), тоді цей підхід ідеально підійде для вас. У ньому ми розробимо особисту функцію і будемо користуватися нею.
Звісно, цю можливість можна інтегрувати в панель швидкого доступу. Якщо ви це здійсните, то зможете порівнювати файли за допомогою всього кількох кліків миші.
Отже, ось код для порівняння двох аркушів (Jan та Feb):
Sub ПорівнятиАркуші() Dim поточнаКомірка As Range Для кожної поточноїКомірки В Worksheets(“Jan”).UsedRange Якщо не поточнаКомірка = Worksheets(“Feb”) То Наступна поточнаКомірка Кінець Підкінець Sub
Він використовує цикл для порівняння всіх комірок.
Для того, щоб скористатися цим кодом:
Запустіть Visual Basic -> натисніть правою кнопкою миші на будь-якому аркуші -> оберіть «Insert» -> «Module» -> вставте код у відповідному вікні.
Не забудьте, при потребі, вставити код у панель швидкого доступу.
І ось і все! Ми розглянули різні методи для порівняння файлів та листів у Excel.
Буду вдячний, якщо ця стаття принесла вам користь!
