Як порівняти файли або аркуші в Excel

Коли-небудь вам може знадобиться порівняти два аркуші вашого документа (або взагалі два окремі файли) для того, щоб, наприклад, знайти невідповідності.

Мало хто знає, але в Excel є для цього спеціальна функція.

У цій статті ми розглянемо, як можна зробити це найзручніше (для кожної ситуації свій підхід).

Тож почнемо!

Як порівняти два файли?

Щоб порівняти два файли, ми можемо використовувати спеціальну функцію — «Поруч».

Порівнювати файли в такий спосіб, я рекомендував би тільки в тому випадку, якщо ваша табличка невелика. Тому що якщо вона велика, то ймовірність, що ви десь щось пропустите досить велика. Далі у цій статті ми розглянемо, як порівнювати великі файли.

Отже, як їх порівняти?

Допустимо, у нас є два файли, ми хочемо розмістити їх таким чином:

Як порівняти файли або аркуші в Excel

Використовуючи функцію «Поруч» ми розмістимо ці аркуші поруч один з одним і зможемо переглянути обидва одразу, давайте зробимо це!

Покрокова інструкція:

  • Відкрийте обидва файли та клацніть на «Вид»;

Як порівняти файли або аркуші в Excel

  • Далі – «Поруч».

Як порівняти файли або аркуші в Excel

Готово! Ось результат:

Як порівняти файли або аркуші в Excel

Якщо потрібно змінити відображення файлів з вертикального на горизонтальний, то натисніть “Упорядкувати все”.

Як порівняти файли або аркуші в Excel

І виберіть як розташувати файли.

Як порівняти файли або аркуші в Excel

Ще є чудова опція – “Синхронна прокрутка”. Якщо вона активована, то як тільки ви промотуватимете вниз перший файл (коліском мишки або за допомогою повзунка праворуч) – так само промотуватиметься і другий файл.

Знайти цю функцію нижче від функції «Поруч».

Як порівняти файли або аркуші в Excel

Як порівняти одночасно більше двох файлів

За допомогою функції «Поруч» ми можемо порівняти лише 2 файли одночасно.

Якщо ви відкрили більше двох файлів, при активації «Поруч» Excel запитає у вас, які листи ви хочете порівняти.

Але якщо вам потрібно розмістити більше двох файлів порівняно – просто натисніть “Упорядкувати все”.

Як порівняти файли або аркуші в Excel

Виберіть вид та підтвердіть.

Готово!

Як порівняти два аркуші з одного файлу?

У такому випадку використовувати функцію «Поруч» не вийде. Але це не означає, що ми не можемо розташувати їх так само, як і при використанні «Поруч».

За допомогою опції “Нове вікно” ми можемо відкрити друге вікно того ж файлу і просто вибрати на ньому інший аркуш. У такому випадку ми зможемо використовувати «Поруч» для одного і того ж файлу.

Допустимо, у нас є така табличка-звіт по місяцях:

Як порівняти файли або аркуші в Excel

Давайте порівняємо листи із місяцями!

Покрокова інструкція:

  • Натисніть “Вид”;

Як порівняти файли або аркуші в Excel

  • Далі – “Нове вікно” -> “Упорядкувати все”;

Як порівняти файли або аркуші в Excel

  • Виберіть потрібний вам вигляд;

Як порівняти файли або аркуші в Excel

  • Підтвердіть.

Готово!

Спочатку відкриється той самий лист у двох вікнах. Але ви можете легко змінити це, натиснувши назву потрібного аркуша.

Що ми зробили?

Функція «Нове вікно» відкриває той самий файл, але ще в одному вікні. Справа в тому, що функція «Поруч» працює навіть не з різними файлами, а з різними вікнами. Виходить, що після використання функції “Нове вікно” ми маємо два вікна, відповідно, можемо використовувати функцію “Поруч”. А далі вже так само, як і в минулих прикладах.

Але не забувайте, що в обох вікнах відкритий той самий файл. Якщо ви зміните щось у першому – зміниться і в другому.

За допомогою функції «Умовне форматування»

Способи, розглянуті раніше, можна використовуватиме порівняння невеликих файлів, які можна пробігти очима.

І навіть у невеликих файлах, ви можете щось пропустити або припуститися помилок.

Через це найкращий варіант порівняння — виділення відмінностей (цього ми можемо досягти за допомогою функції «Умовне форматування»).

Однак, проблема цього способу в тому, що ми можемо порівняти лише аркуші, що знаходяться в одному файлі.

Але є обхідний шлях – ви можете скопіювати лист, з яким хочете порівняти в початковий файл. Далі виконати порівняння і після цього просто видалити його. Так ми можемо оминути це обмеження.

Припустимо, у нас є така табличка за 2 певні проміжки часу (наприклад, місяці) і нам потрібно їх порівняти:

Як порівняти файли або аркуші в Excel

Покрокова інструкція:

  • Виділіть табличку та клацніть на «Головна»;

Як порівняти файли або аркуші в Excel

  • Далі – “Умовне форматування”;

Як порівняти файли або аркуші в Excel

  • “Створити правило …”;

Як порівняти файли або аркуші в Excel

  • У вікні виберіть останню опцію (як на картинці);

Як порівняти файли або аркуші в Excel

  • У полі правила, у нашому випадку, вводимо таке:

Як порівняти файли або аркуші в Excel

  • Далі – “Формат …”;

Як порівняти файли або аркуші в Excel

  • Вибираємо формат;

Як порівняти файли або аркуші в Excel

  • Підтверджуємо.

Готово! Ось результат:

Як порівняти файли або аркуші в Excel

Що ми зробили?

Функція перевіряє всі осередки і якщо знаходить різницю – виділяє її. Нічого складного!

Виділяються осередки лише тому листі, у якому була активована функція.

Важлива інформація про цей спосіб:

  • Не можна порівнювати два різні файли;
  • Можна порівняти лише значення в осередках, навіть якщо воно було отримано за допомогою виконання будь-якої функції.

За допомогою формули

Це один із найкращих способів швидко порівняти файли.

В результаті у нас буде окремий аркуш у файлі, в якому будуть записані всі відмінності.

Плюс методу в тому, що за допомогою нього можна швидко знайти та записати всі відмінності у різних ФАЙЛАХ.

Отже, розглянемо приклад.

У нас є така сама табличка у двох примірниках за два конкретні проміжки часу (місяця):

Як порівняти файли або аркуші в Excel

Для початку створюємо новий аркуш, у якому наша функція запише всі відмінності.

У перший осередок листа вводимо:

=ЯКЩО(Jan!A1<>Feb!A1; “Jan Value:”&Jan!A1&СИМВОЛ(10)&”Feb Value:”&Feb!A1;”)

Як порівняти файли або аркуші в Excel

Це ми отримуємо у результаті.

Оскільки ми перевіряємо лише 10 рядків, копіюємо формулу 10 разів.

Функція ЯКЩО перевіряє наявність будь-яких відмінностей. Якщо їх немає, нічого не повертається. А якщо є — повертається значення двох файлів.

Досить зручно, чи не так? Функція прямо повертає значення з обох аркушів та порівняти їх набагато простіше!

За допомогою Visual Basic

Якщо порівняння – це те, що ви робите дуже часто (або робитимете), то цей спосіб для вас. У ньому ми створимо власну функцію і використовуватимемо її.

І, звичайно, цю функцію можна додати на панель швидкого доступу. Якщо ви зробите це – можна буде порівнювати файли буквально в пару кліків мишки.

Отже, код для порівняння двох листів (Jan та Feb):

Sub CompareSheets() Dim rngCell As Range For Each rngCell In Worksheets(“Jan”).UsedRange If Not rngCell = Worksheets(“Feb”). If Next rngCell End Sub

Він порівнює кожну комірку за допомогою циклу.

Щоб використати цей код:

Відкрийте Visual Basic -> клацніть правою кнопкою на будь-який аркуш -> «Insert» -> «Module» -> помістіть код у віконце, що відкрилося.

Також не забудьте додати код до панелі швидкого доступу, якщо це необхідно.

От і все! Ми розглянули кілька способів порівняння файлів та аркушів у Excel.

Сподіваюся, ця стаття виявилася корисною для вас!

nBook
Додати коментар