Чотири способи скопіювати таблицю в Microsoft Word

У тих, хто працює з Microsoft Word і Excel, часто буває потреба переносити дані, наприклад таблиці, з однієї програми в іншу.

В Excel не передбачена можливість сформувати з таблиці файл Word, але копіювати таблиці навіть так, щоб вони залишалися формату Excel, можна.

У цій статті я продемонструю вам 4 способи, як можна скопіювати таблицю з Excel в Word.

Переносимо таблицю як текст із Excel у Word

Коли потрібно просто помістити таблицю в Word, без зайвих опцій і параметрів, ви можете зробити це, використовуючи звичайну вставку.

Після того як ви вставите її в такий спосіб, ви зможете редагувати її, вона буде вставлена у форматі тексту.

Мінус цього способу один — якщо в Excel таблиці у вас були якісь функції (в комірках), то Word вони працювати не будуть. Тому що ви, грубо кажучи, копіюєте та вставляєте звичайний текст.

Але, найчастіше, це найкращий варіант.

Допустимо, ми маємо таку таблицю:

Чотири способи скопіювати таблицю в Microsoft Word

Покрокова інструкція копіювання-вставки:

  • Виділіть діапазон осередків, які ви хочете вставити у Word;
  • Натисніть праву кнопку мишки та скопіюйте або скористайтеся гарячими клавішами простого копіювання (CTRL+C для Windows або Command+C для Mac);

Чотири способи скопіювати таблицю в Microsoft Word

  • Відкрийте Word та помістіть курсор туди, куди хочете вставити таблицю. Далі натисніть кнопку «Вставити», або скористайтеся гарячими клавішами (CTRL+V для Windows та Mac);

Чотири способи скопіювати таблицю в Microsoft Word

Таким чином, ми вставили таблицю в документ Word.

Чотири способи скопіювати таблицю в Microsoft Word

Тепер, коли ми помістили таблицю Word, ми можемо її редагувати як звичайний текст.

Корисна інформація:

  • Коли копіюєте таблицю таким чином, вона копіюється як звичайний текст. Тобто будь-які формули, графіки та діаграми не відображатимуться правильно в Word документі. Якщо вам потрібно скопіювати щось подібне, як це зробити, ви дізнаєтеся відповідь далі.
  • Якщо раптом вам не потрібне форматування з Excel, а потрібно з Word, для цього є функція «Використовувати стилі кінцевого фрагмента», коли ви вставите таблицю праворуч від неї, з'явиться жовтий значок, натисніть на нього і відкриється список форматування.

Копіюємо таблицю як пов'язаний об'єкт

Минулого прикладу ми просто скопіювали таблицю Excel як звичайний текст. Тепер розглянемо інший приклад. Ми вставимо таблицю в Word, але при цьому збережемо зв'язок із програмою Excel таким чином, що всі функції в осередках таблиці продовжуватимуть працювати.

Грубо кажучи, коли ви будете вносити будь-які дані в осередки цієї таблиці, наприклад, у ті осередки, які є незалежними (просто зі значеннями), залежні осередки (з функціями) будуть актуалізуватися як тільки ви щось зміните.

Такий метод корисний тим людям, яким необхідно часто щось змінювати в таблиці, наприклад актуалізувати ціни. Коли таблиця залишається пов'язаною, ви можете змінювати значення і всі функції Excel працюватимуть прямо в документі Word.

Припустимо, у нас є та сама таблиця, що й у минулому прикладі. Скопіюємо її, залишаючи пов'язаним об'єктом.

Чотири способи скопіювати таблицю в Microsoft Word

Як це зробити:

  • Виділіть діапазон осередків, які ви хочете вставити у Word;
  • Натисніть праву кнопку мишки та скопіюйте або скористайтеся гарячими клавішами простого копіювання (CTRL+C для Windows або Command+C для Mac);
  • Відкрийте Word та помістіть курсор туди, куди хочете вставити таблицю;
  • Відкрийте розділ «Головна» та клацніть на стрілку, що дивиться вниз на кнопці «Вставити»;

Чотири способи скопіювати таблицю в Microsoft Word

  • Ви побачите опцію «Спеціальна вставка…», вона нам потрібна;

Чотири способи скопіювати таблицю в Microsoft Word

  • У вікні, виберіть опцію «Зв'язати»;
  • А у списку, виберіть “Лист Microsoft Excel (об'єкт)”;

Чотири способи скопіювати таблицю в Microsoft Word

  • Підтвердіть.

Готово ви скопіювали таблицю, але при цьому залишили зв'язок з програмою Excel.

Можете спробувати внести якісь зміни і ви побачите, що вони будуть змінюватися у всіх залежних осередках миттєво.

Але бувають моменти, коли таблиця чомусь не оновлюється, хоч ви все зробили правильно. У такому разі натисніть правою кнопкою мишки на таблицю та клацніть «Оновити зв'язок».

Корисна інформація:

  • Через те, що ви вставили пов'язаний об'єкт, вам потрібно зберігати Word та Excel файли на комп'ютері. А якщо раптом потрібно буде комусь надіслати Word документ, відправляйте разом із Excel файлом, інакше зв'язок обірветься.
  • Щоразу, коли ви відкриватимете документ Word з таблицею Excel, він перевірятиме наявність змін у таблиці.

Даний спосіб найбільше підходить у тих випадках, коли маємо велику таблицю, де багато даних та залежних осередків. При цьому нам необхідно, щоб за наявності змін у незалежних осередках, вся таблиця відразу підлаштовувалась під нові дані.

Вставляємо таблицю як простий об'єкт.

Отже, минулий спосіб це відмінний варіант залишити функції Excel, але мати Word документ.

Але якщо зберігати обидва файли для вас з якихось причин не підходить? У Word є вихід із такої ситуації. Тепер ми його розглянемо.

Усі функції Excel залишаться, але зберігати (або комусь відправляти) файл потрібно лише один.

Припустимо, у нас є така сама таблиця, що й у попередніх прикладах.

Чотири способи скопіювати таблицю в Microsoft Word

Тепер ми вставимо її в документ Word, залишаючи звичайним об'єктом:

  • Виділіть діапазон осередків, які ви хочете вставити у Word;
  • Натисніть праву кнопку мишки та скопіюйте або скористайтеся гарячими клавішами простого копіювання (CTRL+C для Windows або Command+C для Mac);
  • Відкрийте Word та помістіть курсор туди, куди хочете вставити таблицю;
  • Відкрийте розділ «Головна» та клацніть на стрілку, що дивиться вниз на кнопці «Вставити»;

Чотири способи скопіювати таблицю в Microsoft Word

  • Ви побачите опцію «Спеціальна вставка…», вона нам потрібна;

Чотири способи скопіювати таблицю в Microsoft Word

  • У вікні, виберіть опцію «Вставити»;
  • А у списку, виберіть “Лист Microsoft Excel (об'єкт);

Чотири способи скопіювати таблицю в Microsoft Word

  • Підтвердіть.

Отже, ми вставили таблицю.

Дійсно, використовуючи такий метод зберігати файл Excel більше не потрібно, але насправді всередині документа Word створюється такий самий файл Excel, просто зберігатися він тепер усередині.

Ви можете двічі натиснути мишкою на таблицю та побачите що відкрився інтерфейс Excel.

Чотири способи скопіювати таблицю в Microsoft Word

Так само як і в попередньому способі всі функції Excel залишилися, тобто при зміні незалежних осередків таблиці, вона буде актуалізуватися в режимі реального часу.

Величезний плюс цього способу в тому, що не потрібно думати про другий файл Excel, тепер він знаходиться всередині Word і ніяк не загубиться.

Але є мінус, якщо вам потрібно використовувати багато таблиць в одному документі. Його розмір може стати дуже великим, тому що всі дані тепер зберігаються в одному файлі.

Переносимо таблицю як картинку у Word

Допустимо ви робите звіт і вас цікавить просто швидкий метод вставки таблиці в Word, а ще краще зображенням, так як Word можна змінювати його розмір і т.д. як завгодно.

На мій погляд, це найоптимальніший метод, якщо потрібно просто швидко вставити дані.

Коли ви вставляєте картинку, у вас також залишається можливість зробити її пов'язаною (як у випадку з об'єктом) і коли зміните щось у таблиці Excel, зміниться і картинка в документі Word.

Перший варіант – вставляємо статичне зображення

Припустимо, у нас все та ж таблиця Excel.

Чотири способи скопіювати таблицю в Microsoft Word

Покрокова інструкція як вставити картинку в Word:

  • Виділіть діапазон осередків, які ви хочете вставити у Word;
  • Натисніть праву кнопку мишки та скопіюйте або скористайтеся гарячими клавішами простого копіювання (CTRL+C для Windows або Command+C для Mac);
  • Відкрийте Word та помістіть курсор туди, куди хочете вставити таблицю;
  • Відкрийте розділ «Головна» та клацніть на стрілку, що дивиться вниз на кнопці «Вставити»;
  • Ви побачите опцію «Спеціальна вставка…», вона нам потрібна;

Чотири способи скопіювати таблицю в Microsoft Word

  • У вікні, виберіть опцію «Вставити»;
  • Натисніть «Точковий малюнок» у списку;

Чотири способи скопіювати таблицю в Microsoft Word

  • Підтвердіть.

Таким чином, ми вставили звичайне зображення в документ Word. Тепер ви можете регулювати його розмір та формат.

Другий варіант – вставляємо пов'язане зображення

Якщо вам до душі управляти картинками в Word (змінювати розмір, рухати і так далі), але хочеться щоб дані з таблиці постійно оновлювалися – цей спосіб вам.

Допустимо, з нами все та ж таблиця:

Чотири способи скопіювати таблицю в Microsoft Word

Покрокова інструкція по вставці картинки як пов'язаного зображення:

  • Виділіть діапазон осередків, які ви хочете вставити у Word;
  • Натисніть праву кнопку мишки та скопіюйте або скористайтеся гарячими клавішами простого копіювання (CTRL+C для Windows або Command+C для Mac);
  • Відкрийте Word та помістіть курсор туди, куди хочете вставити таблицю;
  • Відкрийте розділ «Головна» та клацніть на стрілку, що дивиться вниз на кнопці «Вставити»;
  • Клацніть на опцію «Спеціальна вставка…»;

Чотири способи скопіювати таблицю в Microsoft Word

  • У вікні, виберіть опцію «Зв'язати»;
  • Клацніть на “Малюнок (метафайл Windows)” у списку;

Чотири способи скопіювати таблицю в Microsoft Word

  • Підтвердіть.

Отже, ми отримали таке саме зображення, як у способі, розглянутому раніше. Ми можемо керувати картинкою (міняти розмір, формат тощо).

Але ми також пов'язали це зображення із таблицею Excel. Це означає, що якщо ви внесете зміни в таблицю Excel, зображення в документі Word теж зміниться.

Не забувайте, тому що картинка в нашому документі пов'язана з таблицею Excel, якщо ви захочете комусь передати цей файл, вам потрібно надіслати файл Excel разом з ним.

Якщо ж з якоїсь причини Word не зможе відкрити наш Excel файл, це пов'язане зображення стане звичайною картинкою в документі.

Це були всі методи вставити таблицю з Excel у документ Word. Найчастіше, коли не потрібна актуалізація даних, ви можете використовувати звичайну вставку або вставку картинки. А коли вам потрібно, щоб дані оновлювалися, ви можете застосувати метод пов'язаного об'єкта або зображення.

Сподіваюся, вам допомогло це керівництво!

nBook
Додати коментар