Облік товару в магазині: навіщо і як його вести

Якщо керівник не відстежує робочі процеси, він не може бути в курсі реального стану справ на підприємстві. Не знаючи, які товари активно продаються та приносять більше виторгу, неможливо приймати правильні управлінські рішення щодо закупівель і мати гарний прибуток.

Навіть якщо обсяги продажів радують, відсутність обліку приводить до постійних нестач та інших неприємностей. Важливо постійно відстежувати залишки, щоб витрачати облікові кошти тільки на товари, які користуються попитом. Бачити актуальний розмір виторгу – те ж саме, що уникнути великих фінансових витрат.

Облік як важлива складова масштабування бізнесу

Якщо операції на підприємстві не відстежуються, керівник неефективно працює з постачальниками. Облік товару на складі необхідний, щоб оперативно відмічати випадки надходження меншої, ніж було замовлено, кількості товару, переплат і накопичення боргів. Крім того, директор стикається з частими нестачами, крадіжками й неможливістю встановити винних.

Облік передбачає відстеження руху товару від його прийому у постачальника до продажу клієнту. На цьому етапі фіксуються всі операції, від надходження та розміщення на складі до списання. Ведення обліку допомагає керівникові зрозуміти, що відбувається з продукцією в магазині – чи користується вона попитом, чи впливають на її популярність сезонні фактори тощо.

Відстеження руху товарів на підприємстві ведеться різними способами. За наявності системи обліку можна організувати процес регулярної інвентаризації з відстеженням залишків онлайн та отриманням даних про них у реальному часі. Використовують також метод FIFO, коли спочатку продають продукцію, придбану першою, або LIFO з пріоритетним розпродажем непроданих, закуплених останніми запасів.

Як ведеться облік товару покроково

Це рутинна схема для підприємства, що працює у сфері торгівлі. Вона передбачає декілька стандартних процесів, із якими робітники компанії стикаються щодня:

• отримання. На цьому етапі важливо запевнитись, що кількість відповідає вказаній у документах, щоб уникнути переплат та співпраці з нечесними постачальниками;
• оприбуткування. Дані про продукт заносять до програми, вказуючи докладну інформацію для його подальшого відстеження та швидкої інвентаризації;
• організація зберігання. Важливо не просто відвести зручне місце для товару, а й розмістити його так, щоб було легко знайти для оформлення продажу;
• відстеження запасів. Допоможе уникнути неприємної ситуації, коли позиції, які користуються найбільшим попитом, швидко закінчуються, а непопулярні залежуються та займають місце;
• подальші операції – переміщення між торговельними точками (наприклад, для рівномірного розподілу та наявності достатньої кількості на кожному відділенні), списання.

Спростити й прискорити ці рутинні процеси зручно за допомогою спеціального програмного забезпечення, створеного на основі хмарних технологій. Його не потрібно встановлювати, довго налаштовувати чи постійно підтримувати за участю програмістів. Достатньо спробувати сервіс протягом тестового періоду 14 днів, а потім вибрати потрібний тариф і почати користуватися.

Програма у хмарі передбачає, що інформація зберігається на віддаленому сервері й завжди доступна на будь-якому пристрої, підключеному до інтернету. Бачити дані може не тільки керівник, а й працівники різних торговельних точок, для них легко налаштувати ролі. Таким чином, кожен витрачає менше часу на стандартні операції, більшість процесів автоматизовано, виключається вірогідність помилки.