Корпорація Microsoft, відома у світі як провідний виробник ПЗ, є лідером на ринку ERP-систем і дітищем компанії під назвою Dynamics 365 for Finance and Operations (раніше називається Dynamics AX або Axapta) вважається одним з найкращих інструментів оптимізації бізнес-процесів.
Про Axapta чули багато, але здебільшого можуть судити про софт лише поверхово, і мало хто дійсно розуміє, яким ефективним рішенням може стати впровадження програмного забезпечення, чи це управління підприємством чи бізнес, не пов'язаний з виробництвом.
Опис програми
Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations (Dynamics AX або Axapta) є комплексним програмним рішенням, роль якого полягає в управлінні підприємством та плануванні його ресурсів. Зазвичай програмне забезпечення цієї категорії (ERP-системи) застосовується для великого та середнього бізнесу незалежно від його специфіки.
З впровадженням софту досягається автоматизація та модернізація основних процесів в різних сферах, таких як методологія виробництва, фінансові операції, робота з документацією та управління персоналом. Поліпшення результатів та успішне розвиток бізнесу – це саме ті, для чого потрібна програма Axapta.
Якісний, багатофункціональний та інтелектуальний продукт, що належить Microsoft, значно спростить контроль за продуктивністю, дозволить прогнозувати результати, розробляти власну стратегію та приймати рішення для зростання бізнесу, ґрунтуючись на отриманих даних. Інформація подається в графіках, таблицях, списках та систематизується з урахуванням запиту.
Система відповідає російським стандартам бухгалтерського обліку та міжнародним стандартам звітності з фінансів, податкового законодавства РФ та інших країн. Софт дозволяє також працювати з різними мовами та валютами, що важливо для холдингів та бізнесу з широкою географією.
Ті, хто прагне забезпечити максимально зручне та ефективне управління бізнесом, правильно оцінювати стан справ та впливати на результати, нарощуючи прибуток та знижуючи витрати, дізнавшись, що це за програма замислюються про впровадження Axapta.
Функціональні можливості
Продукт замінює собою ряд програмних рішень, за кожне з яких довелося б платити окремо, налаштовувати та доопрацьовувати в індивідуальному порядку, а також залучати до роботи додаткових співробітників.
Основні можливості Dynamics 365 Finance:
- Робота із фінансами. Програма дозволяє управляти фінансами та зводити звітність за допомогою інтегрованих інструментів. З її допомогою можна організувати облік витрат і доходів, відстежувати процеси в годині, оптимізувати рух коштів. Інструменти вбудованої звітності, фінансової аналітики та прогнозні рекомендації на основі ІІ, що сприяють прийняттю важливих рішень, допоможуть спростити завдання управління та збільшити доходи. Завдяки автоматизації процесів та розстановці пріоритетів у виконанні завдань значно економиться час та підвищується продуктивність компанії.
- Управління персоналом. Наявність цього модуля також властива ERP-системам. Грамотно організоване управління штатом співробітників підприємства відіграє важливу роль у розвитку бізнесу. Програма дозволяє оптимізувати табельний облік, планувати та відслідковувати відрядження та виконувати інші дії для оптимального розподілу людських ресурсів.
- Спеціальний функціонал, що впроваджується згідно з принципами та спрямованістю окремо взятої компанії. У складі ПЗ є найбільш популярні розширення, при цьому програма передбачає гнутке налаштування бізнес-процесів відповідно до вимог підприємства, так що при необхідності можна використовувати можливість залучення розробників для розробки нових модулів, інтеграції та додаткових опцій. У випадку з Dynamics 365 Finance можлива інтеграція софту з іншими бізнес-додатками та сервісами, якщо цього вимагають завдання компанії.
Функціонал програми постійно розширюється з виходом обновлень, можливостей грамотного управління бізнесом стає дедалі більше. Існуючі функції програмного рішення Axapta детально описує інструкцію користувача. Повне посібник можна знайти на ресурсі Microsoft. Матеріали знаходяться у відкритому доступі до технічної бібліотеки Microsoft і представлені на різних мовах.
Як працювати у програмі Axapta
Оскільки Axapta має багато функцій, її часто використовують у різних сферах багато компаній. Адже вона часто є справді незамінним помічником.
Програма працює як дискретний, процесний та бережливий «співробітник», з ним набагато легше встановити територію організації та керувати всіма процесами.
Використовуючи цю програму для роздрібної торгівлі, вона допомагає об'єднати різні процеси та налаштувати роботу між ними. Отже, всі відділи стануть єдиним цілим і працюватимуть лагоджено і в тандемі зі всіма процесами.
Крім того, в цій програмі можна вести міжнародний бізнес та все контролювати з одного місця.
Axapta — інструкція користувача
Ця програма використовується переважно для великих виробництв.
Крім того, в ній вбудована функція «керівництво транспортом, складом, запасами та регулюванням споживання та пропозицій». А для більш детального розуміння та використання цієї утиліти варто звертатися до самоучителя. До того ж ця програма випущена на 25 мовах у 30 країнах світу, що дуже розширює сфери її можливостей.
Як користуватися Axapta
Перш за все варто звернути увагу, що програма написана Х++ мовою, його можна перетворити на SQL-запити з синтаксисом Java . А HTML5 з'явиться вже в нових версіях програми.
Саме з нею можна легко вести облік витрат та доходів компанії та весь бухгалтерський аудит.
В Axapta також, як і в 1С є журнали, документи та рядки документів. Так що для тих, хто працював з іншими бухгалтерськими програмами, робота з Axapta не викликає особливих труднощів.
Принципи роботи:
- спочатку слід вибрати потрібні типи документів;
- створити або запровадити зміни до вже наявних документів;
- ввести необхідні дані в будь-якому вигляді;
- після внесення будь-яких змін натиснути на «Ок»;
- якщо даними потрібно поділитись тоді кнопка «Рознести»;
- система створює проведення на підставі готових документів;
- потім користувач отримує звіти та інші дані.
Також у Axapta, як і в 1С є журнали. Вони можуть бути різного типу: «Оплата», «Приходники», «Витрати», «Авансові звіти», «Накладні», «Рахунки-фактури» тощо. Для простої та зручної роботи з такими журналами їх можна налаштовувати, а за допомогою єдиного принципу можна легко навчитися працювати з утилітою.
Важливою відмінністю є те, що за потребою розробники компанії самі можуть написати потрібні доповнення.
Користувач, а точніше адміністратор, може змінювати необхідні параметри для різних журналів, а також дозволені значення та ділитися правами доступу.
“Загальний журнал” у програмі – це те, що у 1С називається “Журнал операцій”. У ньому можна вносити необхідні дані у ручному режимі, найчастіше фінансові.
Функція схвалення – це своєрідні права, які можна надавати всім, кому вони потрібні. Це може бути оператор або відповідальний співробітник.
При цьому оператор вноситиме всі дані, а співробітник схвалює. При увімкненому механізмі схвалення внести будь-які зміни та зберегти їх або рознести не можна без схвалення.
Яким компаніям підійде рішення
Запуск програмного забезпечення є необхідністю не для кожної компанії. Рішення бізнес-завдань софт забезпечити на середніх та великих підприємствах, якщо:
- Штат працівників включає до 10 тисяч людей.
- Потрібна автоматизація до 500 робочих місць, але не менше 25, інакше використання ПЗ буде нераціональним рішенням.
- Оборот коштів становить трохи більше 800 000 000 $.
- У роботі підприємства постійно вимагає застосування програмного забезпечення.
- Софт необхідний для управління специфічними процесами, оскільки надає можливість модифікації під певні завдання, тоді як стандартного функціоналу ERP-системи недостатньо.
Програмне рішення Microsoft є системою з потужними можливостями та забезпечує ефективне управління підприємством з урахуванням індивідуальних вимог завдяки гнучкій среді розробки.
Переваги та недоліки
Особливості софту дозволяють отримати ряд переваг, якщо програмне забезпечення буде впроваджено на підприємстві. Програма має такі переваги:
- Комплексне вирішення різних завдань, через що відсутня необхідність використання окремих додатків.
- Потужний функціонал, що постійно розширюється, багато інструментів для управління фінансами компанії.
- Повна автоматизація фінансових операцій.
- Можливість роботи із широким спектром ринків.
- Індивідуальний підхід до організації бізнесу з урахуванням специфіки, можливості необмеженої модифікації програми завдяки відкритому вихідному коду.
- Гнучкі налаштування програми під потреби компанії.
- Адаптивність системи під бізнес-вимоги з урахуванням держави та її окремих елементів.
- Контроль за офісами, транспортом, складами, магазинами, запасами сировини у великих компаніях із можливістю управління підприємством лише невеликою групою людей.
- Моніторинг бізнес-процесів, контроль якості.
- Аналітика в реальному часі, розумні інструменти планування, що стимулюють прийняття рішень для зростання компанії та зниження витрат зі збільшенням продуктивності.
- Інтеграція в інтернет, реалізована за рахунок повноцінної підтримки web-опцій, завдяки чому контролювати процеси та керувати бізнесом можна віддалено.
До мінусів можна віднести необхідність чималих вкладень в інтеграцію програмного забезпечення, тому важливо визначити, чи це рішення підходить для конкретної компанії. При цьому, зважаючи на не надто масштабне поширення софту, підприємства, що використовують інструменти Dynamics AX, можуть отримати конкурентне перевагу і досягти великих висот у динамічній бізнес-середовищі.
Вартість впровадження
Розгортання та супровід програми різними IT-компаніями відрізняється за ціною та залежить від багатьох факторів. Це пов'язано зі специфікою діяльності підприємства, складністю виконання та нестандартністю завдань, необхідністю доопрацювання функціоналу згідно з індивідуальними вимогами тощо.
У середньому вартість використання автоматизованого робочого місця з програмним рішенням становить близько 4000 євро. Послуга застосування зазвичай обходиться в суму від 2000 євро, причому пакетне підключення із запуском відразу кількох десятків робочих місць за підсумком обійдеться дешевше.
Впровадження займається велика кількість приватних IT-компаній, що пропонують послуги з встановлення, налаштування софту, розробки нових модулів, інтеграцій, додаткових опцій і навіть навчання користувачів роботі з функціоналом системи.
