Функція “Виправлення” – одна з найкращих функцій в Excel. Вона дозволяє вам не заплутатися під час роботи з великими обсягами даних та файлами, які редагують відразу кілька людей.
За допомогою цієї функції, ви можете окремо відстежувати кожну зміну або відразу все. Загалом, налаштувань у ній багато.
Тож почнемо!
Як почати стежити за змінами в Excel
Спочатку ця опція не активована в Excel. Ви можете це зробити самостійно.
Покрокова інструкція:
- Клацніть на “Рецензування”;
- Натисніть «Виділити зміни…» у функції «Виправлення»;
- У вікні, що відкрилося, поставте галочку на опції «Відслідковувати виправлення». Також ви можете задати додаткові налаштування (видно на картинці), але це вже на вашу думку;
- Підтвердіть.
Отже, ми увімкнули функцію.
Як працює ця опція в Excel
Отже, тепер при кожній зміні осередку вона буде виділена синьою рамкою. Якщо ви натиснете на неї, ви побачите хто, коли і що конкретно змінив у осередку. Це дуже зручно, коли файл редагують кілька людей. Наприклад, якщо ви знайшли помилку, то можете побачити хто її припустився.
На малюнку нижче, я змінив значення комірки B1, вона виділилася синім кольором і в ній з'явився синій трикутник (ліворуч вгорі).
Якщо ми помістимо курсор мишки на комірку, побачимо невелике віконце з приміткою, в ньому буде вказана вся інформація про зміну.
Важлива інформація: коли ви вмикаєте цю функцію, файл Excel стає «Спільним». Ви не зможете використовувати його захист (з паролем, як ми розглядали у статтях раніше) тощо. Майте це на увазі.
Як переглянути всі зміни списком
Це може знадобитися, коли ви працюєте з великими обсягами даних. Ви можете переглянути всі зміни, які вносилися до файлу списком.
Покрокова інструкція:
- Клацніть на “Рецензування”;
- Натисніть «Виділити зміни…» у функції «Виправлення»;
- У вікні, крім вже поставленої галочки на «Відслідковувати виправлення», поставте галочку на опції «Вносити зміни на окремий лист»;
- Підтвердіть.
В результаті Excel відкриє нову сторінку і помістить всі зміни туди списком.
Приймаємо або відхиляємо зміни
Якщо у вас активована наша функція, зміни, які вносяться в осередки, не є остаточними. Щоб вони були остаточними, ви повинні прийняти їх у спеціальному розділі «Прийняти/відхилити виправлення». Це стосується і змін, які вносили інші люди у ваш файл, якщо такі, зрозуміло, є.
Покрокова інструкція:
- Натисніть кнопку «Прийняти/відхилити виправлення» у функції «Виправлення»;
- У вікні «Перегляд виправлень» можна вибрати:
- Коли було внесено зміни
- Який користувач вносив зміни
- І в якому діапазоні вносилися зміни
- Коли вкажете потрібні параметри, підтвердіть;
- У наступному вікні Excel покаже вам усі зміни, які вносилися в осередках, які задовольняють усі вказані параметри в минулому кроці.
Ось і все, у цьому вікні ви вибираєте, прийняти або відхилити зміни (наприклад, якщо ви побачили помилку, ви можете відхилити).
Відключаємо опцію
Коли ви закінчите роботу над файлом, ви можете відключити цю опцію, щоб вона не заважала.
Покрокова інструкція:
- Клацніть на «Виділити виправлення» у функції «Виправлення»;
- І просто зніміть галочку, яку ми поставили раніше (Відслідковувати виправлення);
- Підтвердьте;
- Відкриється вікно, вказане на малюнку нижче. Просто натисніть «Так».
Відмінності між коментарями та відстеження змін
Декому подобається додавати коментарі до осередків.
У чому різниця між коментарем та відстеженням зміни:
- Функція «Відслідковування змін» пише примітку для кожної комірки лише тоді, коли вона була змінена. У разі коментаря зміни необов'язкові. Коментар можна залишити без зміни осередку.
- Перевага функції, розглянутої у статті, у тому, що вона автоматизована. Тобто вона автоматично позначає всі осередки, де була зміна.
- Також не можна вивести всі коментарі для файлу в окремий аркуш і після, наприклад, роздрукувати їх.
- Мінус нашої функції в тому, що ми не можемо захистити файл Excel, коли використовуємо функцію. А якщо ми використовуємо коментарі, то можемо.
