Створюємо форму для введення в Excel

Отже, сьогодні ми поговоримо про функцію «Форма».

Яка користь від цієї функції

Ви можете не використовувати цю функцію, якщо ви працюєте з даними в Excel досить рідко. Але я, наприклад, користуюся Excel часто і просто не можу жити без цієї функції. Вона дуже заощаджує час.

В основному у цієї функції 2 плюси:

1. Вона дуже сильно заощаджує час, причому не тільки при введенні, але і при пошуку потрібних даних у таблиці;

2. А ще вона виключає помилки, бо дані перевірятимуться.

Давайте покажу вам на прикладі, що це таке.

Допустимо, у нас є така табличка:

Щоразу, коли вам потрібно буде додати нову людину (у нашому випадку) в табличку, вам доведеться переходити від першого осередку до наступного і так далі, доки не заповніть усі дані.

А можна зробити це набагато практичніше, використовуючи функцію «Форма».

Ось як вона виглядає для нашої таблички:

Ці поля для введення даних наші стовпчики.

Як додати значення?

Подивіться на зображенні нижче:

Я сподіваюся, ви переконалися, що функція «Форма» — прекрасна.

Як її використати?

Так, ця функція прекрасна, але знайти її буде складно, якщо вам ніхто не покаже як це робиться. Тому що у головному меню програми Excel її немає.

Давайте швидко додамо її на панель швидкого доступу.

Як додати функцію «Форма» на панель швидкого доступу

Покрокова інструкція:

1. Правою кнопкою мишки по панелі -> “Налаштування панелі швидкого доступу …”;

2. Зі списку виберіть «Всі команди»;

3. І знайдіть нашу функцію, вона називається “Форма”;

4. Далі – “Додати >>”;

5. Підтвердіть.

Готово тепер функція з'явиться на панелі швидкого доступу:

Отже, як її тепер використовувати?

Дуже просто – натисніть на будь-яку комірку в табличці, а потім на піктограму функції.

Вікно функції

Отже, у вікні функції багато різних кнопок.

Давайте розберемося, що кожна з них робить:

• Додати: додасть нові дані до таблиці, значення візьме з полів у вікні;
• Видалити: видалити дані з таблички;
• Повернути: поновить дані виділеного рядка;
• Далі: переключиться на наступний рядок;
• Назад: переключиться на попередній рядок;
• Критерій: шукатиме лише за заданими критеріями;
• Закрити: закрити;

Також ви можете прокручувати це вікно коліщатком мишки, значення змінюватимуться від рядка до рядка.

Тож тепер давайте подивимося на практиці, що можна за допомогою цього вікна робити.

Така помилка виникає якщо у вас немає виділених осередків:

Записуємо нові дані до таблиці

Покрокова інструкція:

1. Відкрийте вікно “Форма”;

2. Заповніть поля у вікні;
3. Підтвердіть.

Переміщення по таблиці

Це дуже зручна штука, виконувати пошук лише за заданою табличкою за допомогою функції «Форма».

А якщо у вас ще й купа стовпчиків, функція не раз рятуватиме вас!

Покрокова інструкція:

1. Відкрийте вікно “Форма”;
2. Використовуйте кнопки “Назад” та “Далі” для переміщення в позиціях рядків;

3. А якщо ви знайшли потрібне і хочете його змінити, просто поміняйте поля і підтвердіть.

Також можна користуватися коліщатком мишки для прокручування значень таблички від рядка до рядка.

Ви можете бачити це на зображенні вище.

А тепер давайте розглянемо кнопку “Критерії”.

За допомогою неї ми можемо швидко знайти конкретні значення:

• Відкрийте вікно “Форма”;
• Клацніть на «Критерії»;

• У нашому випадку проведемо пошук за статусом;

• А тепер, коли знайшлося кілька значень, ми можемо переміщатися між ними за допомогою кнопок «Назад» і «Далі».

Так, саме критерії ми можемо використати для пошуку.

Також не забудьте, що можна шукати одночасно по всіх полях і коли скрізь будуть збіги ви отримаєте результат.

Наприклад, нам потрібно знайти рядки, у яких дата пізніше 07.08.18, а статус у процесі:

Також за вказівкою критерію можна використовувати оператори.

Наприклад, ми забули як саме вписували статус у процесі і здійснимо пошук так:

1. Відкриємо вікно функції “Форма”;
2. Клацніть на «Критерії»;
3. Введемо наступний у полі статус (на малюнку):

4. Використовуємо кнопки “Назад” або “Далі” для навігації по табличці.

Оператор “*” працює так само, як і скрізь – замінює кілька символів. Якщо нам потрібно замінити лише 1 символ – використовуємо оператор «?»;

Видалити рядок

А насамкінець, розглянемо видалення.

Припустимо, ви знайшли потрібне значення, а тепер хочете його видалити. Як це зробити?

Покрокова інструкція:

1. Відкрийте вікно “Форма”;
2. Знайдіть потрібний рядок;

3. Далі -> “Видалити”;

На перший погляд може здатися, що це дуже складно, що простіше просто виділити рядок і видалити, але якщо у вас 30 стовпчиків, все стає зовсім навпаки. Краще відразу ж вчитися користуватися зручними функціями, щоб потім при роботі з великими обсягами даних ви не губилися і знали, що робити.

Перевірка даних, що вводяться

А тепер розглянемо перевірку даних, щоб не допускати помилок.

У нашому прикладі, ми створимо перевірку яка, стежитиме за тим, щоб у стовпчик Дата, вводилися тільки значення дати, а якщо вводиться щось інше – Excel видаватиме помилку.

Як це зробити?

Покрокова інструкція:

1. Виділяємо діапазон осередків і тиснемо “Дані”;

2. Натисніть “Перевірка даних”;

3. Далі зі списку вибираємо “Дата”;

4. Можна вказати діапазон, щоб випадково не вказати, наприклад, 2108;

5. Підтверджуємо.

Можете спробувати ввести діапазон, для якого ми створили перевірку, щось відмінне від нашого діапазону дат.

Excel видасть вам таку помилку:

Також можна настроїти перевірку для інших типів даних. Загалом у цій функції все гранично зрозуміло, почитайте.

Важлива інформація про функцію «Форма»:

1. Ми можемо використовувати оператори пошуку та заміни;

2. Ширина поля у вікні функції «Форма» така сама, як і в самій таблиці, тобто якщо вам здається, що поле у вікні функції маленьке, розширте стовпчик у самій табличці.