Перетворення чисел на текстовий формат Excel

Microsoft Excel хороша програма, якою люди користуються для формування різних звітів, як базою даних, для аналізу даних та інших цілей.

Багато вбудованих функцій вже «з коробки» налаштовані так, щоб робити вашу роботу простіше і зручніше, заощаджувати ваш час і таке інше. Але бувають випадки, коли вам знадобиться налаштувати ці функції «під себе».

Перетворення осередків числового формату в текстовий формат – один з багатьох прикладів.

У цій статті я продемонструю вам 4 зручні методи такого перетворення.

Коли ви торкаєтеся чисел у Microsoft Excel, оптимально залишатиме їх у звичайному вигляді. Але іноді з числами можуть бути проблеми, вірніше сказати не з числами, а зі стандартними налаштуваннями Excel щодо чисел.

Ось кілька прикладів, коли вам може знадобитися змінювати ці налаштування щодо чисел, щоб не виникало проблем.

Excel видаляє нулі на початку числа, як виправити?

Якщо ви запишете в комірку будь-яке число, що починається з нулів, Excel автоматично прибере ці нулі. Наприклад, спробуйте записати число 003. Ви побачите, що програма після запису залишить лише число 3.

Найчастіше це не заважає користувачам, але трапляються випадки, коли записувати нулі спочатку числа просто необхідно. Одним із варіантів вирішення цієї проблеми є перетворення осередку з числового формату в текстовий.

Тоді записуватись у осередок буде саме те, що ви напишете.

Це можливо, наприклад, якщо ви працюєте з будь-якими ідентифікаторами у звіті або з артикулами товарів.

Запис великої кількості в осередок

Якщо раптом ви не знали, то довжина самого числа, яке можна записати в комірку Excel, обмежена. Вона дорівнює 15-ти цифрам, таким чином, якщо ви спробуєте вписати в комірку число, наприклад, з 17 цифр, при записі, він автоматично змінить 2 останні цифри на нулі.

Так що будьте обережні, якщо ви працюєте з довгими ідентифікаторами, артикулами і так далі. Можливо, Excel змінює введені вами числа при записі, а ви можете цього навіть не помічати.

Найнеприємніше тут те, що у вас не виникне жодних повідомлень про помилку. Тобто, якщо він скорочує ваші числа, ви навіть про це не дізнаєтесь.

Але це можна виправити так само, як і в попередньому випадку.

Автоматична заміна числа на дату в Excel

Напишіть у будь-яку комірку Excel 03-03 і ви побачите, що це число було миттєво перетворено на 03 березня.

Грубо кажучи, якщо в комірку пишеться число за форматом таке ж, як записуються дати, то програма автоматично перетворює це число на дату.

Багато людей пишуть мені з питанням, як це виправити, тому що, наприклад, вони хочуть записувати оцінки в такому форматі, але програма не дає їм це зробити.

В цьому випадку все те ж саме, нам допоможе переведення осередку в текстовий формат.

Отже, давайте я продемонструю вам, як це можна зробити.

4 способи перетворити число на текстовий формат.

У цій частині статті я продемонструю вам 4 методи зміни числового формату на текстовий.

Можливо, вам сподобаються не всі способи, але всі вони найпростіші та найзручніші.

Починаємо!

Використання апострофу

Коли потрібно перетворити невелику кількість осередків, це найпростіше зробити, використовуючи апостроф.

Просто впишіть апостроф (') перед числом.

Наприклад, потрібно записати число 003, то вводьте '003.

Апострофа після запису видно не буде. Це просто позначення для Excel, що ви хочете записати текст, а не число.

Перетворення чисел на текстовий формат Excel

Коли ви натискаєте Enter для запису числа з апострофом, Excel перетворює осередок з числового формату в текстовий. Ви можете помітити це по маленькому зеленому трикутнику перед текстом у комірці.

Апостроф це покажчик для Excel і що ви після нього не написали, він вважатиме це текстом.

Найкращий спосіб зрозуміти якого формату осередку, числового чи текстового, це подивитися з якого боку у ній розташовуються числа. Якщо вони розташовуються зліва, усередині комірки, це текстовий формат. Якщо справа, то числовий.

Перетворення чисел на текстовий формат Excel

Важливий момент: коли ви використовуєте апостроф під час запису чисел у текстовому форматі, ви можете використовувати ці числа для обчислень.

Так само і датами, ви можете додати апостроф, тоді Excel не перетворюватиме, наприклад, 03-03 в дату.

Це добрий і зручний метод, але тільки тоді, коли вам потрібно вводити невеликий обсяг даних. Це все робиться для кожного осередку індивідуально. А ось якщо вам потрібно змінити формат відразу великої кількості осередків, наступний спосіб для вас.

Перетворення осередку з числового формату на текстовий

Отже, в цій частині нашої статті я розповім вам, як можна змінити формат осередку (або осередків) через меню Excel.

Завдяки цьому способу, ви можете просто вводити дані, числа не змінюватимуться.

Як це зробити:

  • Виділіть комірки/рядки/стовпці, формат яких потрібно змінити;
  • Натисніть “Головна”;

Перетворення чисел на текстовий формат Excel

  • У розділі “Число” натисніть на “Загальний”, як це показано на малюнку нижче;

Перетворення чисел на текстовий формат Excel

  • І оберіть «Текстовий».

Перетворення чисел на текстовий формат Excel

Отже, тип осередків буде примусово змінено на текстовий.

Отже, тепер усі числа, що записуються у змінені осередки, автоматично перетворюються на текст.

Тепер, Excel більше не змінюватиме ці числа, він буде вважати їх простим текстом. (Наприклад, не буде прибирати нулі на початку числа і так далі).

Зазвичай спочатку змінюють формат осередків, а потім уже записують туди дані. Але можна зробити і навпаки, ви можете змінити формат осередків, навіть якщо в них вже є дані.

Але, на жаль, якщо Excel змінив числа до того, як ви змінили формат на «Текстовий», зміни вже не звернути, доведеться записувати все наново.

І ще момент, коли ви копіюєте будь-яку комірку, її формат копіюється разом з даними. Тому будьте обережнішими і випадково не скопіюйте дані, наприклад, з комірки з форматом “Загальний” у вашу комірку з форматом “Текстовий”, у такому разі формат також зміниться на загальний. А якщо все-таки вам треба скопіювати щось із осередку в осередок, то відкрийте його і скопіюйте саме самі дані.

Використання функції тексту

Також у нас в арсеналі є чудова функція ТЕКСТ. Вона виконує функцію перетворення значення з числового на текстове. Також при використанні цієї функції вам потрібно буде вказати в якому форматі дані повинні бути записані.

Даний спосіб може стати в нагоді, коли ви вже маєте записаний набір чисел, але ви хочете показати їх в іншому форматі, або, наприклад, додати до них текст.

Допустимо, у вас вже є числові дані в таблиці, а ви хочете, щоб ці цифри відображалися у п'ятицифровому форматі.

Перетворення чисел на текстовий формат Excel

Зазвичай Excel видаляє всі нулі на початку чисел, але ця формула змусить його перетворити число на текстовий формат і вивести все це у п'ятизначному форматі, тобто якщо число буде з 3 цифр, він додасть нулі на початок.

=ТЕКСТ(A2;”00000″)

Перетворення чисел на текстовий формат Excel

У цій формулі я вказав, що мені потрібен п'ятизначний формат (я прописав п'ять нулів у другому аргументі), а в першому аргументі вказав, звідки взяти це число (осередок).

Але це не всі можливості цієї функції, також ви можете додати будь-який текст до числа, змінити формат, наприклад, щоб числа були записані в десятковому вигляді.

Спосіб відмінно підходить тоді, коли у вас записані дані в таблиці, але вам потрібно вивести їх у певному форматі.

Ще це заощаджує вам час, тому що ви можете не думати про те, в якому форматі записуєте числа. Вивести їх «правильно» можна буде потім за допомогою цієї функції.

Використання функції «Текст по стовпцям»

І, мабуть, найшвидший спосіб – використання функції “Текст по стовпцях”.

Загалом ця функція призначена для інших цілей, але за допомогою її можна вирішити і наше завдання.

Допустимо, є таблиця з даними, як на малюнку нижче, і вам необхідно перевести дані з числового формату до текстового.

Перетворення чисел на текстовий формат Excel

Нижче описані кроки для цього:

  • Виділіть комірки з числами у стовпчику;
  • Перейдіть до розділу «Дані»;

Перетворення чисел на текстовий формат Excel

  • Натисніть на функцію “Текст по стовпцях”. Відкриється спеціальне вікно.

Перетворення чисел на текстовий формат Excel

  • 2 рази клацніть “Далі”;
  • На останньому кроці у параметрі «Формат даних стовпця» виберіть «Текстовий»;

Перетворення чисел на текстовий формат Excel

  • Підтвердіть.

Таким чином, всі комірки, які ви виділили, будуть перетворені в текстовий формат. Ви можете зрозуміти це дуже просто, всі числа пересунуть у ліву частину комірки.

Перетворення чисел на текстовий формат Excel

Також, як я вже говорив, ви зможете побачити зелений трикутник перед числом, це говорить вам про те, що числа записані в текстовому форматі.

Я продемонстрував вам 4 найзручніші способи, на мій погляд.

з апострофом підійде якщо необхідно відкоригувати невелику кількість осередків з даними, в інших випадках рекомендую легко змінити формат осередків з «Спільного» на «Текстовий».

Якщо дані вже записані, але ви хочете вивести їх у зручному для читання та розуміння форматі, то можете вибрати спосіб з функцією ТЕКСТ.

Сподіваюся, вам допомогло це керівництво!

nBook
Додати коментар