Автозбереження в Excel

Розробники Excel покращують програму і роблять її стабільнішою з кожною новою версією, але, все ж таки, ніхто не застрахований від «вильотів».

Причини можуть бути різні, навіть зовсім не пов'язані з програмою, наприклад, вимкнули електрику, слабкий комп'ютер і він завис, і таке інше.

У разі таких ситуацій дуже сильно рятує автозбереження. Що робить? Зберігає файл у тимчасову папку кожні N хвилин.

Тож давайте розбиратися!

Автозбереження в режимі реального часу це нова опція Office 365. В інших версіях Excel автозбереження працює інакше, воно зберігає файл кожні N хвилин.

Автозбереження в режимі реального часу та без нього

Отже, збереження в режимі реального часу нова опція Office 365.

Воно зберігає файл щоразу, коли ви змінюєте його в хмару (OneDrive або інші).

А звичайної автозбереження, яке було в попередніх версіях, просто зберігає ваш файл кожні N хвилин (за замовчуванням 10).

І щось піде не так і робота програми припиняється, ви без проблем відновите останній збережений цією функцією файл.

У цій статті ми поговоримо про ці функції.

Налаштування автозбереження

Налаштування цих параметрів відбувається у вкладці “Параметри”.

Покрокова інструкція:

  • Клацніть “Файл”;

Автозбереження в Excel

  • “Параметри”;

Автозбереження в Excel

  • Вкладка “Збереження”;

Автозбереження в Excel

  • Такі параметри є оптимальними;

Автозбереження в Excel

Автозбереження в Excel

  • Підтвердіть.

Таким чином, ваш відкритий файл буде збережено кожні 10 хвилин.

Функція автозбереження у режимі реального часу використовує макрос, тому файл має бути збережений у відповідному розширенні.

Як ще можна убезпечити свої дані:

  • Зберігати останню автозбережену версію під час закриття без збереження

Автозбереження в Excel

  • Налаштування місця для збереження тимчасових файлів

Автозбереження в Excel

Якщо ви активували опцію автозбереження в режимі реального часу, то вам не потрібно зберігати файл перед виходом, тому що він і так зберігається щоразу, коли ви вносите будь-яку зміну.

А якщо до файлу ви додасте сторонню функцію (через Visual Basic), то функція збереження в режимі реального часу покаже вам попередження.

Автозбереження в Excel

Також можна переглянути різні версії файлу (там залишаються кілька старих).

Автозбереження в Excel

Як додати автозбереження в режимі реального часу на панель швидкого доступу

Якщо вам потрібно вмикати та вимикати автозбереження в режимі реального часу, ви можете додати цю функцію на панель швидкого доступу.

За замовчуванням вона активована, якщо ви, звичайно, використовуєте Office 365, але якщо ви все-таки хочете додати її на панель швидкого доступу, то ось покрокова інструкція:

  1. Клацніть на стрілку, що йде вниз;
  2. Далі – “Автозбереження”.

Автозбереження в Excel

Мінуси автозбереження в режимі реального часу

Якщо ви увімкнете цю опцію, то більше не зможете використовувати Якщо ви увімкнете цю опцію, то більше не зможете використовувати «Зберегти як…».

Оскільки файл зберігається щоразу, коли ви змінюєте будь-які дані, зберегти окрему версію не вдасться. Можна лише зробити копію.

Якщо ви відкриєте файл, зміните будь-які дані та натисніть зберегти копію, то у вас буде 2 версії файлу.

Google Drive та інші хмарні сервіси

Також можна використовувати їх. Вони також зберігають файл під час кожної зміни. Перевага полягає в тому, що ви без проблем зможете надсилати посилання на файл будь-якій людині.

Принципової різниці між хмарними сервісами немає, тому ви можете використовувати той, який вам більше до вподоби.

За допомогою Visual Basic

Функція автозбереження в режимі реального часу прекрасна, але що робити якщо у вас немає Office 365?

Як варіант – використання Visual Basic. Він зберігатиме файл щоразу перед закриттям самої програми.

Все це має сенс тільки якщо ви використовуєте більш старі версії Excel, тому що нові є функція автозбереження в режимі реального часу.

Покрокова інструкція налаштування функції Visual Basic:

  • Відкрийте Visual Basic та натисніть 2 лівою кнопкою мишки на потрібний аркуш;
  • Помістіть цей код у вікно:

ThisWorkbook: Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean) ThisWorkbook.

  • Закрийте Visual Basic.

Автозбереження в Excel

Отже, кожного разу перед закриттям файлу, якщо в ньому з'явилися будь-які зміни, він буде зберігатися.

Якщо ви зберігаєте цей файл вперше, Excel запитає вас, куди потрібно зберегти файл.

А цей код зберігатиме файл і датою в імені, таким чином він зберігає кілька версій:

Приватний Sub

Отже, у статті ми розглянули кілька варіантів автозбереження (для Office 365 і більше старих версій).

Сподіваюся, ця стаття виявилася корисною для вас!

nBook
Додати коментар